Politique de confidentialité

1. Responsable et contact

IXYS agit comme responsable de traitement pour les comptes, la facturation, la sécurité, le support et les opérations nécessaires à Diffusons. Pour les contenus, abonnés, campagnes et messages traités pour le compte d'un client, IXYS agit principalement comme sous-traitant sur instruction documentée du client.

Contact RGPD : contact@ixys.fr.

2. Traitements et bases légales

• Comptes et accès : création de compte, authentification, rôles, sécurité — contrat et intérêt légitime.
• Facturation et paiement : abonnements, factures, paiements tokenisés — contrat et obligation légale.
• Contenus et publication : médias, posts, calendriers, métriques — exécution du service et instructions du client.
• CRM, campagnes et DM : abonnés, achats, segments, opt-out — instructions du client ; e-mail/SMS seulement si une base marketing est documentée.
• Espace partenaire (intervenants extérieurs d'une production) : identité, majorité, consentements, contrats — contrat, obligation légale et intérêt légitime probatoire.
• Diffusons Copilot (assistant IA) : instructions, médias ou messages transmis au prestataire d'intelligence artificielle lorsque la fonction est activée — contrat, instruction du client et intérêt légitime. Ce traitement fait l'objet d'une analyse d'impact tenue à jour.

3. Catégories de données

Les données traitées peuvent inclure identité, coordonnées, rôles, données de facturation, contenus médias, métadonnées techniques, handles, messages, préférences, achats, consentements, documents d'identité, journaux d'accès et données d'usage. Les secrets techniques et moyens de paiement complets ne sont pas stockés par Diffusons.

4. Destinataires et sous-traitants

Les destinataires sont IXYS, les membres autorisés du client, les prestataires nécessaires au service et les plateformes configurées par le client. Le registre applicatif recense notamment Scaleway, Stancer, Twilio, xAI/Grok et les plateformes de publication ou messagerie choisies par le client. Les transferts hors UE font l'objet d'une analyse dédiée et de garanties contractuelles lorsque le prestataire l'exige.

5. Durées de conservation

• Données de compte et d'exploitation : durée du contrat, puis purge ou anonymisation.
• Comptes inactifs : préavis d'information, désactivation puis purge des données opérationnelles après la fenêtre de récupération (voir §5 bis).
• Factures, paiements et écritures comptables : archive légale minimisée pendant 10 ans.
• Fichiers bruts de l'espace partenaire : purge à J+30 après livraison, avec attestation.
• Consentements et traces de vérification : 5 ans à fin de preuve, hors obligations plus longues.
• Journaux des échanges avec les plateformes : conservés sans leur contenu détaillé, et purgés à brève échéance.

5 bis. Comptes inactifs et communications

En l'absence d'activité significative pendant une période configurable (par défaut 12 mois), IXYS informe le client par e-mail, propose de conserver ou de clôturer le compte, puis désactive l'organisation et purge les données opérationnelles après un délai de récupération. Les pièces comptables légalement obligatoires sont conservées en archive minimisée.

Les e-mails et SMS marketing portent un moyen de désabonnement (lien signé, en-tête List-Unsubscribe, STOP SMS). Les messages transactionnels (facturation, sécurité, accès) ne sont pas concernés par l'opt-out marketing. Les préférences de communication de service se règlent dans le compte ; un formulaire public de demande RGPD est disponible sur /demande-rgpd.

Diffusons n'utilise pas de traceurs publicitaires ni de mesure d'audience tierce, ni sur le site public ni dans l'application. Seuls sont déposés les cookies strictement nécessaires au fonctionnement (session, authentification, sécurité), qui ne requièrent pas de consentement préalable : aucun bandeau de consentement n'est donc affiché.

6. Droits

Les personnes peuvent demander accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité via le formulaire RGPD ou contact@ixys.fr. Les clients peuvent exporter ou demander la suppression de leur organisation depuis les paramètres du compte. Les intervenants extérieurs disposent d'un espace « Mes données ». Les demandes sont traitées sous un mois, sauf complexité justifiée. Certaines données peuvent être conservées lorsqu'une obligation légale l'impose.

7. Sécurité

Chaque organisation et chaque espace sont strictement cloisonnés. Les identifiants internes n'apparaissent jamais dans les adresses publiques, les fichiers ne sont accessibles qu'à leurs ayants droit, les documents sensibles passent par des liens à durée de vie courte, et plusieurs champs sensibles sont chiffrés en base. S'y ajoutent la traçabilité des accès, la double authentification obligatoire côté opérateur, des en-têtes de sécurité et des journaux dont le contenu sensible est retiré.

8. Réclamations

Si une réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la CNIL. IXYS coopère avec l'autorité compétente et documente les violations de données dans un registre interne.